文章在线文档疫情时代效率办公神器:关于在线协作文档你了解多少?
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资深作者张诗雨
张诗雨 企服软件评测行家

作为现代职场最习以为常的工作方式,但人类从来没有放弃对效率的追求,尤其随着去年疫情的全球范围爆发,使得在线远程办公成为趋势,这更改变了团队成员之间的协作方式。

其中最大的体现就是在线协作文档产品的火爆,那么到底什么是在线协作文档工具?这类产品和其他普通文档工具有什么区别?它有什么优势和劣势?目前,国内又有哪些值得推荐的在线协作文档App呢?

 

一、什么是在线协作文档工具?

事实上,我们现在提到的「在线文档工具」,其实是电子笔记和office文档类的一个宽泛的统称。

电子笔记类,主要用在做笔记、做摘抄、写心得随笔等轻度的文本编辑场景,这类软件的亮点在于可以将同一个账号里的内容,同步到不同设备中,方便个人多场景多地点使用,也可以将自己记录的内容分享给其他人;另一种是Office文档类(包括Word、Excel、PPT),这种文档适合写论文、做报告、做表格等更为复杂的文本编辑场景。

而「在线协作文档」就属于office文档的其中一类,它的亮点在于,这类软件可以由多人在线同步实时编辑,并且实时保存的文档,在团队合作中可以极大的提高协作效率,再也不用像之前那样一张表、一个文档传来传去,还容易传丢的情况。

疫情时代效率办公神器:关于在线协作文档你了解多少?

二、在线协作文档的优劣势是什么?

和普通的Word、Excel、PowerPoint相比,在线协作文档有哪些优势和劣势呢?

优势:

  • 注册账号登录安全性强
  • 多设备兼容可随时随地编辑
  • 云存储功能容量大
  • 实时保存再也不怕电脑宕机
  • 多人协作同步更新修改痕迹
  • 一个软件创建多种类型文档

劣势:

因为受限于此类产品发展时间较晚,不像「office三件套」那样历史悠久,更何况通常这类软件是一个产品中兼具多种文档形式,所以在编辑排版、数据处理等功能上并没有很丰富,只能实现一些常用的基本功能,如果需要进行很专业和精细化处理,还需要使用更专业的软件才行。

不过相信很多功能会随着时间的推进,逐步被开发更新的。

除了这个劣势外,这类文档要实现实时保存和多人协作的作用,那就意味着非常依赖于网络,对于一些特殊的无网环境下,它们的优势就会大打折扣,和普通的电子文档无异。很多相关产品的研发人员看到了用户的这个使用痛点,所以也陆续出现无网保存,有网同步等功能的协作文档。当然,内容丢失的风险还是依旧会存在,所以还是建议大家尽量在有网环境下使用。

 

三、有哪些值得推荐的在线协作文档工具?

结合目前国内这类工具的使用流行度和产品的稳定性能。给大家推荐两个:

  • 腾讯文档
  • 石墨文档

腾讯文档

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首先,腾讯作为在社交产品领域的领头羊,也开始逐步把目光放在职场社交上,先后推出企业微信、腾讯文档等更适用于办公场景的通讯协作产品。在2018年,腾讯推出的多人同时在线编辑的一款文档产品。

腾讯文档支持在线Word/Excel/PPT/PDF/收集表多种类型。也可以在电脑端(PC客户端、腾讯文档网页版)、移动端(腾讯文档App、腾讯文档微信/QQ小程序)、iPad等多类型设备上随时随地查看和修改文档。

而腾讯文档在登录层面的特点就是,用户可以使用腾讯系的其他产品:QQ/微信/企业微信,一键登录,无需注册,更方便快捷进入使用环节。这一点同样体现在分享平台上,目前仅支持分享到的平台仅有微信好友和QQ好友,如果想分享到其他平台,则需选择导出/生成其他类型文档,才可实现。

但相对而言,以下5点可以算作为为腾讯文档的优势所在:

  • 多人协作:腾讯文档最多可支持100人同时在线编辑,也可查看到编辑记录;
  • 安全保密:支持QQ/TIM/微信登录,权限设置互通无障碍,且文档可展示水印;
  • 编辑保存:支持云端直接编辑,且系统自动保存,不受网络信号影响;
  • 模板众多:支持会议纪要、日报、项目管理信息表等各类Word/Excel模板。
  • 专属密码:因为多平台打通的一键登录,无需用密码登录或许会成为很多人担心信息安全等问题的因素之一,腾讯文档因此为用户提供了可以设置专属密码的机会,让用户更加安心。

2.石墨文档

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石墨文档作为一款较为轻量级的办公工具,鲜少涉及复杂交互,电脑/手机都能实现基础登录及注册功能,并且适配于市面上绝大部分操作系统。且既有网页版、客户端版,也有微信小程序,方便了用户多场景下使用,随时随地记录与同步。

石墨仅支持手机号、邮箱、微信、钉钉及苹果账号注册渠道。它目前分为个人版与企业版,满足多种身份用户的不同需求。

在实现基础功能的同时,石墨最新推出「企业高级版」,全面助力企业实现高效协同办公,文件集中规范管理和企业信息安全管控。对于企业级用户而言,企业文件的集中存储,分层级分权限精细管理,不用再担心有团队成员离职等意外情况的发生,从而造成的文件丢失或遗漏,最大程度的保护了企业文件的安全。

除此之外,在内容安全方面,类似截图、复制、导出等风险行为,石墨会给予用户实时预警与管控文件操作行为的记录,在重要信息遭到泄露时,便于定位追回,保障了企业隐私及信息安全。